mardi 10 septembre 2013

Soyons organisés !


Si j’ai bien compris le thème proposé ce mois par Sophie Boudarel, il s’agit de parler d’organisation … Plus précisément, de la façon dont nous sommes organisés (ou pas) dans le cadre de nos recherches généalogiques.

Vaste sujet s’il en est car, en ce qui me concerne, mon organisation a suivi l’évolution de mes recherches et, de manière concomitante, la technologie ! Mais, en préparant ce billet, j’ai fait marcher mes souvenirs et il est apparu que la forme de mon organisation interne avait évolué tandis que le fond était resté peu ou prou identique.



La seule chose qui change vraiment par rapport à mon organisation d’origine c’est qu’à de rares exceptions près, je ne travaille que sur support informatique …


Principe 1 : un nom, un dossier

Malgré le risque que cela représente, j’aime bien tout avoir sous la main quand je « travaille » à mes recherches. Mais avec les années, la liste des actes et des documents que j’ai trouvés a augmenté de manière exponentielle (pour ne pas dire hyperbolique). Il a donc fallu que je range tout cela pour m’y retrouver.

C’est ainsi que j’ai créé sur mon PC un dossier « Généalogie » qui contient plusieurs dossiers (265 au moment où j’écris ces lignes) consacrés chacun à un patronyme. J’ai donc un dossier « Barbier », un dossier « Ménerat », etc.. Et dans ces dossiers je range tous les actes d’état-civil ou paroissiaux que je trouve et qui se rapportent à un porteur de ce nom.
Pour retrouver le fichier, je le nomme très simplement « AAAAAA YYYY MM DD » où :
  • AAAAAA est la patronyme
  • YYYY est l’année de l’acte
  • MM est le mois de l’acte
  • DD est le jour de l’acte
Le classement alphabétique me donne alors une liste chronologique dans laquelle se croisent pêle-mêle plusieurs générations mais cela n’est pas grave car dans la mesure où je ne transcris que les actes concernant mes ancêtres, il n’y en a finalement pas tant que ça par patronyme.

J’ai également créé des dossiers particuliers :
  • Lieux
  • Patronymes
  • Monographies
  • Signatures
Où je range les informations liées à des lieux, à des patronymes (recherches faites par des tiers sur des patronymes pouvant m’intéresser), des monographies (souvent très intéressantes car comportant des détails permettant – parfois – de débloquer des situations) et mes fameuses signatures d’ancêtres …


Principe 2 – mon logiciel de généalogie, le cœur du système

Personnellement j’utilise Family Tree Maker, logiciel édité par Ancestry et qui est, selon moi, le meilleur logiciel de la terre ;-) En fait j’avais démarré avec Heredis en 1998, mais le temps venant, je trouvais que cela ne me convenait plus et je suis tombé sur cette version de FTM qui me va parfaitement.

En fait, j’essaie d’utiliser le logiciel à fond, c’est-à-dire que pour chaque fiche je saisis tout ce que je peux : les informations de base, bien entendu, mais également les références des actes trouvés (nature de l’archive, côte, vue, etc.), les noms des parrain et marraine, des témoins, … Bref, tout ce qu’il est possible de mettre, je le mets.
Ce qui est pratique sur ce logiciel c’est qu’on a en permanence sous les yeux, un champ d’informations de type texte dans lequel on peut mettre ce qu’on veut au format txt. C’est donc là que je copie les transcriptions des actes concernant la personne de la fiche.

Une fiche type ...


Je me retrouve donc avec, en permanence, toutes les informations dont j’ai besoin sous les yeux ! Et cela m’évite de devoir retrouver la transcription originale de l’acte dans mes dossiers.
Comme sur ce logiciel je peux mettre des photos, j’y mets également, mais uniquement pour les actes antérieurs à 1789, les scans des actes originaux.


Principe 3 – Une synthèse … synthétique

Tout cela est bien, mais comme j’aime avoir une vision encore plus globale, je me suis construit, à mes débuts, un fichier Excel que j’enrichis chaque jour (ou à chaque trouvaille). Ce tableau est très grand puisqu’il contient toutes les informations de base pour tous les ancêtres jusqu’à la génération 15.
J’y ai mis :
  • la génération
  • le sosa
  • le nom et prénom
  • la profession
  • l’année de naissance
  • l’année de mariage
  • l’année de décès
  • l’âge au mariage (calculé)
  • l’âge au décès (calculé)
  • la commune/paroisse de naissance
  • le département de naissance
  • la commune/paroisse de décès
  • le département de décès
Exemple du fichier de synthèse


Chaque branche est d’une couleur différente, ce qui me permet en un coup d’œil de voir les informations suivantes :
  • où suis-je ? A la génération 10, un patronyme ne permet pas, a priori, de savoir où on se trouve dans l’arbre, les couleurs par branche et les communes sont précieuses
  • ai-je un trou ? S’il manque une année (naissance, mariage ou décès), je sais exactement ce qu’il faut chercher. D’ailleurs, la vraie satisfaction est quand pour une branche donnée, j’ai une génération « pleine »
  • faire des stats ! J’ai sans doute fait trop de maths dans ma vie, mais cela me permet de trouver les âges moyens par génération pour les mariages et décès, les moyennes d’années de naissance, etc..
Bref, cette synthèse me permet surtout de savoir ce qu’il me reste à faire, et Dieu sait que j’ai plus de cases vides que de pleines (il faut dire que se fixer la génération 15 nous mène à la fin du XVIème siècle, à une époque allant de Henri III à son cousin/ex-beau-frère Henri IV, ce qui est plus qu’ambitieux !).


Principe 4 – La rigueur c’est toujours !

Alors, quand je trouve un acte qui concerne un ancêtre, je commence par le transcrire dans un fichier Word nommé comme indiqué dans le Chapitre 1 de ce billet, puis, je le scanne éventuellement.

Ensuite, commence l’analyse : je cherche tous les éléments susceptibles de m’aider dans des recherches futures et renseigne mon logiciel de généalogie avec toutes ces informations. Je numérise le cas échéant les signatures que je range dans le dossier qui leur est consacré.
Enfin, je mets à jour ma synthèse Excel et, satisfait, je vais me faire un thé !

Puis, tel Sisyphe, je recommence mon travail.

Voilà, vous savez tout …

Si cet article a pu vous aider, n’hésitez pas à le partager !

Pour aller plus loin :
           

11 commentaires:

  1. bonjour Olivier
    tu avais deja parlé de ton fichier Excel et ca m'avait interpellé. Alors j'en ai commencé un, probablement un peu trop compliqué, que j'oublie régulièrement de mettre à jour, et donc qui ne me sert plus à rien :)
    tu as quoi dans FTM que tu n'avais pas dans Heredis ? Je uis toujours à la recherche du logiciel parfait, qui bien sûr n'existe pas :)

    RépondreSupprimer
    Réponses
    1. Moi aussi ça m'intéresse la raison pour laquelle vous préférez FTM à Heredis, le prix ?

      Supprimer
    2. Pour être franc, mon comparatif s'est fait sur la base d'Heredis version 1998 que j'utilisais depuis pas mal d'années.

      Il y a d'abord eu un problème de plate-forme lorsque j'ai changé de PC et puis, la technologie évoluant, FTM 2009 que j'utilise permet un affichage dynamique des communes sur une carte via internet et surtout pas mal de possibilités sur les médias (audio, images, videos).

      Et puis, comme tout logiciel qu'on utilise de manière intensive depuis quelques années (4 ans pour FTM), on finit par tellement bien le connaître qu'on n'imagine pas en changer !

      Supprimer
    3. J'ai une autre question à propos de FTM, est-ce qu'il permet de dessiner automatiquement des arbres généalogiques en pdf ou autre ? Quand je dois communiquer mes recherches à la famille ou amis, malheureusement ces derniers n'arrivent que rarement à s'y retrouver dans les données diffusées façon Geneanet ou Webtrees. C'est aussi inimaginable de leur indiquer un logiciel pour lire les gedcom (sauf pour les plus geeks d'entre eux mais ces derniers ne s'intéressent pas à la généalogie...). Je dois donc régulièrement générer (voire imprimer ^^') un arbre centré sur une personne ou un couple et leur montrer.

      Dans ce domaine Heredis fait bien les choses, rapidement, pertinemment et esthétiquement. Qu'en est-il de FTM ?

      Supprimer
    4. Je me permets de donner un lien vers un billet que j'ai commencé à alimenter sur le sujet. Non pas pour faire de la pub sauvage mais pour vous préciser ce dont je parle et ce que j'ai déjà eu l'occasion de tester sur le thème de la génération d'arbres généalogiques :

      http://www.blot.guiraud.co/forum/viewtopic.php?f=8&t=3

      Pour moi, la question se pose d'autant plus que je voudrais soit acheter la version la plus récente de Heredis (90€) soit passer à autre chose moins cher. Pour l'instant, je maitrise pas mal le logiciel mais il souffre d'un défaut mineur : lors de l'exportation des données en Gedcom, les lieux sont mal gérés et il faut utiliser un autre logiciel de manipulation de gedcom pour rendre ce dernier canonique. Ceci dit comme je distribue beaucoup plus souvent des arbres PDF que des Gedcom, c'est sur le problème de génération d'arbres que mon attention se porte.

      Supprimer
    5. Oui, FTM permet d'éditer automatiquement des graphiques du type arbre ascendant, arbre descendant, mixte. Et ce de plusieurs formes. Le tout avec plusieurs paramètres comme le nombre de générations, les champs à y faire figurer, etc..
      Très facile d'emploi et crée le fichier PDF automatiquement.

      Je l'utilise souvent quand je veux faire une recherche spécifique sur un individu. Cela me permet de savoir où j'en suis.

      Supprimer
  2. Un article très clair. Pas de synthèse chez moi, à voir si cela peut m'être utile ...

    RépondreSupprimer
  3. Merci pour ce partage, très intéressant, en particulier pour l'idée du fichiers excel de synthèse...

    RépondreSupprimer
    Réponses
    1. Merci.

      C'est vrai que je me sers beaucoup de ce fichier Excel, en particulier quand je fais une pause dans mes recherches, ce qui me permet de regarder où j'en suis assez rapidement.

      En revanche, pour que cela marche, il faut le mettre à jour à chaque nouvelle découverte sinon, on a vite fait de perdre le fil ...

      Supprimer
  4. Bonsoir
    Le travail sur votre fichier Excel est-il indépendant de ce que vous faites sur le FTM, ou en parallèle, ou vous complétez une génération sur excel, puis, vous transcrivez sur FTM?
    Question d'organisation,
    merci

    RépondreSupprimer
  5. Bonjour,

    Non, je traite en parallèle les deux fichiers. Sinon, je m'y perds !

    RépondreSupprimer