Soyons organisés !

Si j’ai bien compris le thème proposé ce mois par Sophie Boudarel, il s’agit de parler d’organisation … Plus précisément, de la façon dont nous sommes organisés (ou pas) dans le cadre de nos recherches généalogiques.

Vaste sujet s’il en est car, en ce qui me concerne, mon organisation a suivi l’évolution de mes recherches et, de manière concomitante, la technologie ! Mais, en préparant ce billet, j’ai fait marcher mes souvenirs et il est apparu que la forme de mon organisation interne avait évolué tandis que le fond était resté peu ou prou identique.

La seule chose qui change vraiment par rapport à mon organisation d’origine c’est qu’à de rares exceptions près, je ne travaille que sur support informatique …

Principe 1 : un nom, un dossier

Malgré le risque que cela représente, j’aime bien tout avoir sous la main quand je « travaille » à mes recherches. Mais avec les années, la liste des actes et des documents que j’ai trouvés a augmenté de manière exponentielle (pour ne pas dire hyperbolique). Il a donc fallu que je range tout cela pour m’y retrouver.

C’est ainsi que j’ai créé sur mon PC un dossier « Généalogie » qui contient plusieurs dossiers (265 au moment où j’écris ces lignes) consacrés chacun à un patronyme. J’ai donc un dossier « Barbier », un dossier « Ménerat », etc.. Et dans ces dossiers je range tous les actes d’état-civil ou paroissiaux que je trouve et qui se rapportent à un porteur de ce nom.
Pour retrouver le fichier, je le nomme très simplement « AAAAAA YYYY MM DD » où :

• AAAAAA est la patronyme
• YYYY est l’année de l’acte
• MM est le mois de l’acte
• DD est le jour de l’acte

Le classement alphabétique me donne alors une liste chronologique dans laquelle se croisent pêle-mêle plusieurs générations mais cela n’est pas grave car dans la mesure où je ne transcris que les actes concernant mes ancêtres, il n’y en a finalement pas tant que ça par patronyme.

J’ai également créé des dossiers particuliers :

• Lieux
• Patronymes
• Monographies
• Signatures

Où je range les informations liées à des lieux, à des patronymes (recherches faites par des tiers sur des patronymes pouvant m’intéresser), des monographies (souvent très intéressantes car comportant des détails permettant – parfois – de débloquer des situations) et mes fameuses signatures d’ancêtres …

Principe 2 – mon logiciel de généalogie, le cœur du système

Personnellement j’utilise Family Tree Maker, logiciel édité par Ancestry et qui est, selon moi, le meilleur logiciel de la terre ;-) En fait j’avais démarré avec Heredis en 1998, mais le temps venant, je trouvais que cela ne me convenait plus et je suis tombé sur cette version de FTM qui me va parfaitement.

En fait, j’essaie d’utiliser le logiciel à fond, c’est-à-dire que pour chaque fiche je saisis tout ce que je peux : les informations de base, bien entendu, mais également les références des actes trouvés (nature de l’archive, côte, vue, etc.), les noms des parrain et marraine, des témoins, … Bref, tout ce qu’il est possible de mettre, je le mets.
Ce qui est pratique sur ce logiciel c’est qu’on a en permanence sous les yeux, un champ d’informations de type texte dans lequel on peut mettre ce qu’on veut au format txt. C’est donc là que je copie les transcriptions des actes concernant la personne de la fiche.

Une fiche type ...

Je me retrouve donc avec, en permanence, toutes les informations dont j’ai besoin sous les yeux ! Et cela m’évite de devoir retrouver la transcription originale de l’acte dans mes dossiers.
Comme sur ce logiciel je peux mettre des photos, j’y mets également, mais uniquement pour les actes antérieurs à 1789, les scans des actes originaux.

Principe 3 – Une synthèse … synthétique

Tout cela est bien, mais comme j’aime avoir une vision encore plus globale, je me suis construit, à mes débuts, un fichier Excel que j’enrichis chaque jour (ou à chaque trouvaille). Ce tableau est très grand puisqu’il contient toutes les informations de base pour tous les ancêtres jusqu’à la génération 15.
J’y ai mis :

• la génération
• le sosa
• le nom et prénom
• la profession
• l’année de naissance
• l’année de mariage
• l’année de décès
• l’âge au mariage (calculé)
• l’âge au décès (calculé)
• la commune/paroisse de naissance
• le département de naissance
• la commune/paroisse de décès
• le département de décès

Exemple du fichier de synthèse

Chaque branche est d’une couleur différente, ce qui me permet en un coup d’œil de voir les informations suivantes :

• où suis-je ? A la génération 10, un patronyme ne permet pas, a priori, de savoir où on se trouve dans l’arbre, les couleurs par branche et les communes sont précieuses
• ai-je un trou ? S’il manque une année (naissance, mariage ou décès), je sais exactement ce qu’il faut chercher. D’ailleurs, la vraie satisfaction est quand pour une branche donnée, j’ai une génération « pleine »
• faire des stats ! J’ai sans doute fait trop de maths dans ma vie, mais cela me permet de trouver les âges moyens par génération pour les mariages et décès, les moyennes d’années de naissance, etc..

Bref, cette synthèse me permet surtout de savoir ce qu’il me reste à faire, et Dieu sait que j’ai plus de cases vides que de pleines (il faut dire que se fixer la génération 15 nous mène à la fin du XVIème siècle, à une époque allant de Henri III à son cousin/ex-beau-frère Henri IV, ce qui est plus qu’ambitieux !).

Principe 4 – La rigueur c’est toujours !

Alors, quand je trouve un acte qui concerne un ancêtre, je commence par le transcrire dans un fichier Word nommé comme indiqué dans le Chapitre 1 de ce billet, puis, je le scanne éventuellement.

Ensuite, commence l’analyse : je cherche tous les éléments susceptibles de m’aider dans des recherches futures et renseigne mon logiciel de généalogie avec toutes ces informations. Je numérise le cas échéant les signatures que je range dans le dossier qui leur est consacré.
Enfin, je mets à jour ma synthèse Excel et, satisfait, je vais me faire un thé !

Puis, tel Sisyphe, je recommence mon travail.

Voilà, vous savez tout …

Si cet article a pu vous aider, n’hésitez pas à le partager !

Pour aller plus loin :